Privacybeleid Vrije Kinderopvang Emmen

Vooraf

Vrije Kinderopvang Emmen is een eenmanszaak van peuterleidster Irene Gosselink. Zij biedt twee peuterspeelzaalgroepen aan en enige dagen in de week buitenschoolse opvang. De kinderen van beide peutergroepen komen drie dagdelen in de week. De BSO-kinderen komen op persoonlijk afgesproken dagen en tijden.
Vrije Kinderopvang Emmen heeft de beschikking over een eigen lokaal, gevestigd op het terrein van Vrijeschool De Stroeten, Stroetweg 10 te Emmen, hierna te noemen ‘het lokaal’.

1.Betrokken personen

De volgende volwassen personen hebben betrekkingen met Vrije Kinderopvang Emmen en spelen als zodanig een rol in dit beleidsplan:

  • De leidster. Met de leidster wordt bedoeld iemand die zelfstandig een of meerdere groepen draait die onder Vrije Kinderopvang Emmen vallen, en pedagogisch hoofdverantwoordelijk is voor de kinderen uit deze groep. Momenteel is er één leidster, tevens eigenaar, Irene Gosselink.
  • De vrijwilligers. Zij zijn pedagogisch medeverantwoordelijk, staan ingeschreven in het personenregister en zijn gekoppeld aan Vrije Kinderopvang Emmen, maar draaien geen zelfstandige groepen. Momenteel zijn als vrijwilligers werkzaam: Rachèle Duursma, Jeanine van der Zwet en Karin Wilting
  • De invalkrachten. Zij vervangen de leidster bij ziekte of verhindering en zijn op de vervangdagen pedagogisch verantwoordelijk.
  • De administratief medewerker. Deze beheert de kindgegevens en de financiën van Vrije Kinderopvang Emmen. Het betreft hier een vrijwilligersfunctie die wordt ingevuld door Jeroen Zijlstra, tevens echtgenoot van de leidster.
  • Het schoolteam. De peutergroepen van Vrije Kinderopvang Emmen vormen de voorschool van Vrijeschool De Stroeten. Medewerkers en vrijwilligers van Vrijeschool De Stroeten worden in dit document aangeduid als het schoolteam. Contactpersonen zijn de directeur, intern begeleider en de kleuterleerkrachten van de school.
  • De ouders. Het betreft hier alle volwassenen die op papier of in de praktijk ouderlijke macht over het kind uitoefenen, dus ook eventuele stiefouders, pleegouders of andere verzorgers, echter geen grootouders, broers en zussen of andere familie.
  • Stichting OKCE is een overkoepelend orgaan van zelfstandig opererende voorscholen en kinderdagverblijven. OKCE ontvangt subsidie van de gemeente Emmen teneinde de aangesloten voorscholen onder gelijke omstandigheden te kunnen laten functioneren.

2.Functionaris voor de Gegevensverwerking

De Functionaris voor de Gegevensverwerking (FG) is de administratief medewerker. Hij is opsteller en beheerder van onderhavig beleidsstuk en wordt geacht alle vragen van betrokken personen omtrent het veiligheidsbeleid te kunnen beantwoorden.

3.Dossiers

De administratief medewerker en de leidster werken op een laptop die beveiligd is met een wachtwoord. Maandelijks wordt een backup gemaakt van alle bestanden op een versleutelde usb-stick. Er wordt geen papieren administratie bijgehouden, behoudens een blauwe map met kindgegevens, aanwezig in het lokaal en noodzakelijk voor het functioneren van de groep in geval van nood (verder te noemen: de blauwe map)
Het gebouw waarin de blauwe map zich bevindt, is op slot indien er geen personeel aanwezig is.

4.Gegevens

  • Op het inschrijfformulier worden de volgende gegevens gevraagd:
  • Naam en adres kind en ouders/verzorgers
  • Geboortedata en BSN kind en ouders/verzorgers (NB: deze laatste zijn verplicht voor het opstellen van een jaaropgave voor de belastingdienst in geval de ouders recht hebben op kinderopvangtoeslag)
  • Telefoonnummer en mailadres van ouders (voor de reguliere communicatie)
  • Of de ouders wel of niet recht hebben op kinderopvangtoeslag (dit is van belang voor het te vragen tarief)
  • Eventuele dieetgegevens
    De gegevens worden door ouders aangeleverd op een papieren inschrijfformulier of via een webformulier op de website.
    Na binnenkomst wordt de inschrijving door de administratief medewerker verwerkt. In geval van een papieren inschrijving wordt deze gescand, opgeslagen op de laptop en vernietigd. In geval van webinschrijving komt de inschrijving per mail (gmail) binnen. De inschrijving wordt eveneens opgeslagen en de mail wordt gewist.
  • Een tweede set gegevens wordt gevraagd op het ‘formulier aanvullende informatie’
    Het betreft:
  • Noodnummers ouders en andere relevante volwassenen
  • Gegevens huisarts en tandarts
  • Ontvangen vaccinaties
  • Medische en dieetgegevens
    Deze gegevens worden bewaard in geval van calamiteiten en worden alleen in geval van nood verstrekt in geval van spoedopname of ambulancezorg, en alleen dan wanneer dit voor de medische toestand van het kind noodzakelijk is.
    Dit formulier bevindt zich op papier in de blauw map.
  • Een derde set gegevens betreft de pedagogische gegevens die de leidster in de loop van de peuterperiode van het kind verzamelt in het kindvolgsysteem dat zij hanteert. Deze gegevens worden enkel digitaal opgeslagen en worden alleen door de leidster ingezien en beheerd.
  • De administratief medewerker houdt de betalingsgegevens van de ouders bij en verstuurt waar nodig herinneringen en aanmaningen. Deze gegevens worden alleen door de administratief medewerker ingezien en beheerd.
  • Van ouders die géén recht hebben op kinderopvangtoeslag en waarvan het kind géén VVE-indicatie heeft, wordt een recente loonstrook of jaaropgave gevraagd, teneinde het inkomensafhankelijk tarief te kunnen bepalen. In geval het kind een VVE-indicatie heeft, wordt deze gevraagd te overleggen.

5.Verstrekking gegevens aan derden

Basisprincipe is dat de gegevens, genoemd in artikel 4, niet aan derden worden verstrekt. Dit betekent ook dat er geen adreslijsten onder ouders worden verspreid, en dat groepsmails bcc worden verzonden.
Er zijn enkele uitzonderingen:

  • De invalkracht heeft toegang tot de blauwe map, slechts dan wanneer zij als invalkracht actief is.
  • In geval van een medische calamiteit, spoedopname of ambulancezorg worden slechts die gegevens die voor het medisch handelen van de hulpverlener en de gezondheid van het kind noodzakelijk zijn, aan de medisch hulpverlener verstrekt.
  • Op het formulier aanvullende informatie hebben ouders de leidster al dan niet toestemming gegeven om collegiaal overleg te plegen met relevante personen uit het schoolteam. In geval ze deze toestemming niet hebben gegeven, zal de leidster per geval apart toestemming vragen aan de ouders, en indien deze geen toestemming verlenen, dit respecteren.
  • Op ditzelfde formulier hebben de ouders al dan niet toestemming gegeven om pedagogische gegevens als bedoeld in 4C over te dragen aan de basisschool naar keuze van de ouders. In geval ze deze toestemming niet hebben verleend, zal de leidster tegen de tijd dat overdracht aan de orde is, deze toestemming opnieuw vragen, en de indien geen toestemming wordt verleend, dit respecteren.
  • Dieetgegevens van kinderen worden bij kinderverjaardagen gedeeld met de ouder van de jarige, dit i.v.m. traktaties.
  • Maandelijks wordt gevraagd gegevens aan te leveren bij OKCE ter vaststelling van de subsidie. Het betreft per kind: naam, geboortedatum, woonplaats en het te betalen tarief.

6.Beeldmateriaal

De Vrije Peuterklas beheert een website en een facebookpagina en verspreidt regelmatig foldermateriaal.
Op al dit materiaal wordt nooit expliciet de naam van een kind genoemd.
De foto’s die gebruikt worden, zijn bedoeld ter illustratie van de pedagogische activiteiten op de Vrije Peuterklas en ter verfraaiing van het geboden promotiemateriaal. Er worden alléén foto’s geplaatst van kinderen die op moment van plaatsing de Vrije Peuterklas bezoeken.
Ouders geven vooraf toestemming voor intern cq extern gebruik van foto’s waar hun kind op staat. Ouders hebben het recht deze toestemming te allen tijde tussentijds in te trekken. In dat geval dienen de foto’s onverwijld van het digitale beeldmateriaal verwijderd te worden, en dienen nog niet verspreide folders onverwijld vernietigd te worden.

7.Gegevens vrijwilligers en invalkrachten

Medewerkers en invalkrachten dienen ingeschreven te staan in het Personenregister Kinderopvang en gekoppeld te zijn aan Vrije Kinderopvang Emmen, en dienen daartoe een VOG aan te vragen. Dit VOG hoeft niet overlegd te worden aan Vrije Kinderopvang Emmen. Wel dienen alle vrijwilligers en invalkrachten naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en mailadres te verstrekken. Met deze gegevens wordt op dezelfde manier omgegaan als beschreven in artikel 5.

Het privacybeleid kunt u hier downloaden.